Guía paso a paso para preparar su evento para la traducción simultánea en SP: espacio físico, briefing, prueba de audio y día del evento.
Del espacio físico al briefing del intérprete: 6 pasos para que nada falle el día del evento.
Antes de cualquier contacto con lingo: cuántos idiomas, cuántos participantes, duración total, número de salas simultáneas y si el evento es presencial, remoto o híbrido. Estas variables definen el kit de equipos y el número de intérpretes.
El lugar del evento debe poder alojar la cabina ISO (si es necesaria) sin bloquear la visibilidad del público. La cabina va en un lateral o al fondo del salón, nunca al frente. El sistema de sonido del lugar debe tener salida de línea (line out) para la consola del intérprete.
Para idiomas estándar (inglés, español, francés): es posible con 1 semana. Para idiomas raros o eventos de gran tamaño: 3 o más semanas. El plazo existe por la disponibilidad de intérpretes especializados, no de equipos.
De 7 a 10 días antes del evento: agenda detallada con horarios, presentaciones en PDF, glosario de términos técnicos del sector y videos anteriores del orador si están disponibles. Cuanto más contexto, mayor la precisión del vocabulario.
Prueba completa: calidad de los receptores en toda la sala, volumen de la cabina, integración con el micrófono del orador y con el sistema de sonido del lugar. Los problemas técnicos se resuelven en ese momento, no durante la apertura.
Designar a un responsable del lado del organizador que conozca el sistema de sonido del lugar y pueda tomar decisiones en tiempo real. El técnico de lingo cuida de los equipos de interpretación; el responsable cuida de la integración con el PA del evento.
La interpretación simultánea es un servicio en el que el resultado depende tanto de la planificación como del desempeño el día del evento. Un intérprete experimentado no compensa una cabina mal ubicada, un sonido sin salida de línea o un glosario que llegó la víspera. Por eso, los seis pasos anteriores siguen el orden en que suelen tomarse las decisiones: primero el alcance, luego el espacio, el plazo, el material, la prueba y, el día del evento, el punto de contacto.
Esta página profundiza en cada paso, explica el motivo de cada exigencia y muestra qué ocurre cuando se ignora. lingo trabaja desde hace 21 años en eventos corporativos, congresos y reuniones en São Paulo, y la mayoría de los problemas que encontramos proviene de información que el organizador no sabía que debía pasar. El objetivo aquí es que usted sepa, antes del primer contacto, qué preguntar y qué informar.
El alcance reúne las variables que definen el kit de equipos y el número de intérpretes: idiomas, participantes, duración, salas simultáneas y formato. Cada variable pesa de un modo distinto. El número de idiomas define cuántos canales de interpretación serán necesarios y cuántas parejas de intérpretes. La duración define el relevo, porque la interpretación simultánea se hace en parejas que se alternan. El número de salas define cuántas cabinas, consolas y técnicos entran en la operación.
El formato también cambia la cuenta. Un evento presencial usa receptores y cabina. Un evento remoto usa una plataforma con canal de interpretación. Un evento híbrido combina ambos y exige que el audio de la sala y el audio en línea lleguen a los intérpretes sin eco. Cuando el organizador aún no conoce alguna de las variables, lo mejor es informar el rango probable y avisar que el número puede cambiar, en lugar de omitir la información.
Para saber cuánto cuesta cada configuración, consulte la página de precios de la interpretación simultánea en SP. El valor del presupuesto es el valor final de la factura, de modo que la información del alcance ayuda a evitar ajustes después de la aprobación.
La cabina ISO necesita espacio y visión. El intérprete trabaja mejor cuando ve al orador, las diapositivas y al público, porque el lenguaje corporal y la imagen proyectada ayudan a anticipar el discurso. Por eso la cabina va en un lateral o al fondo del salón, donde no bloquea la visibilidad del público. Una cabina al frente estorba al público y, en general, deja al intérprete lejos del sonido.
El sistema de sonido del lugar necesita tener salida de línea, la line out, para que la consola del intérprete reciba el audio limpio, sin pasar por el altavoz de la sala. Sin esa salida, el intérprete oye al orador por el ambiente, con eco y ruido, y la calidad de la interpretación cae. Antes de cerrar el lugar, pregunte al responsable técnico si existe la salida y quién la opera.
Si el espacio es pequeño, existen alternativas. La cabina portátil ocupa menos área, y el equipo portátil con receptores individuales prescinde de la cabina en reuniones menores. Para entender las diferencias, vea la comparación entre cabina ISO y equipo portátil. En casos de restricción severa, la interpretación remota es una opción viable. Los eventos de mediano y gran tamaño cuentan con la inspección técnica de lingo en el espacio, que confirma el posicionamiento, la integración con el sonido y la logística de acceso.
El plazo de tres semanas no es una exigencia de equipos. Los receptores, consolas y cabinas suelen estar disponibles. Lo que limita es la agenda de intérpretes especializados en el tema del evento. Para idiomas estándar, como inglés, español y francés, es posible contratar con una semana. Para idiomas raros o eventos de gran tamaño, lo ideal son tres semanas o más, porque la búsqueda de intérpretes y la preparación del glosario toman tiempo.
La contratación de último momento aumenta el riesgo de que el evento quede con un intérprete que no domina el sector. Un congreso médico, una reunión de consejo y una presentación técnica de ingeniería piden vocabularios distintos, y la calidad de la interpretación depende de cuánto conoce el intérprete el tema. Quien planifica el evento con antelación elige al profesional adecuado, en lugar de aceptar a quien esté libre.
El intérprete trabaja en tiempo real, sin pausa para consultar un diccionario. Todo el estudio ocurre antes. Entre siete y diez días antes del evento, envíe la agenda detallada con horarios, las presentaciones en PDF, un glosario con los términos técnicos del sector y, si existen, videos anteriores del orador. Cada elemento resuelve un problema: la agenda muestra la secuencia de los temas, las diapositivas muestran nombres y cifras, el glosario fija la terminología de la empresa y el video revela el acento y el ritmo.
Si la presentación aún está en elaboración, envíe la versión más reciente y avise cuando haya cambios. El material confidencial puede protegerse: lingo firma un NDA con validez de 5 años antes de recibir cualquier documento. Para consultar términos comunes del sector, vea el glosario de términos de equipos de interpretación simultánea.
La prueba de audio es completa y ocurre dos horas antes del inicio. Verifica la calidad de los receptores en toda la sala, el volumen en la cabina, la integración con el micrófono del orador y la conexión con el sistema de sonido del lugar. Una prueba de treinta minutos no resuelve problemas complejos, como interferencia en un rincón de la sala o un micrófono que satura. Con dos horas, hay tiempo para cambiar un cable, reubicar un transmisor o ajustar la ganancia antes de que entre el público.
El día del evento, el organizador debe designar a un responsable que conozca el sistema de sonido del lugar y pueda decidir en tiempo real. El técnico de lingo cuida de los equipos de interpretación, y el responsable del organizador cuida de la integración con el PA del evento. Esta división evita que un problema se quede sin dueño. La operación cuenta con receptores de reserva y transmisor redundante, de modo que la falla de un equipo no interrumpe la interpretación.
Este cronograma es una guía. Los eventos grandes, con varios idiomas o salas simultáneas, piden comenzar antes. Para un panorama de los errores que más estorban, lea la página de errores comunes en interpretación simultánea en SP y los consejos para una interpretación perfecta.
En los eventos remotos e híbridos, los seis pasos siguen vigentes, con ajustes. El espacio físico pasa a incluir la conexión a internet y el audio de la transmisión. La prueba de audio incluye la plataforma, el canal de interpretación y la elección del idioma por los participantes. Y el punto de contacto pasa a ser también el responsable de la plataforma, que crea la sala, habilita el canal y acompaña el chat.
Para estos formatos, lingo ofrece la página de interpretación simultánea remota y la de eventos híbridos, que detallan las plataformas y el flujo de audio. En ambos casos, el material enviado al intérprete y el plazo de contratación son iguales a los de un evento presencial.
Con los seis pasos en mente, solicitar una propuesta es sencillo. Informe la fecha, la ciudad, el lugar, los idiomas, el número de participantes, la duración y el formato. lingo responde con la configuración de equipos e intérpretes, y el valor del presupuesto es el valor final de la factura. Para saber cómo funciona la contratación, vea la página sobre cómo contratar un intérprete simultáneo en SP, o solicite el presupuesto automático en 60 segundos.
Sí. Para eventos de mediano y gran tamaño, el equipo técnico de lingo visita el espacio previamente para confirmar el posicionamiento de la cabina, la integración con el sistema de sonido y la logística de acceso.
Usamos la cabina portátil como alternativa. Para eventos con restricción severa de espacio, la interpretación remota (sin cabina física) es una opción viable.
Del espacio al posevento, sin preocupaciones logísticas.